Comment structurer et préparer son intervention orale ?

Par Laurence PLANÇON, consultante associée, coach, médiatrice

Chaque intervention orale est unique par son contexte, son public, votre état psychologique, votre niveau de préparation, votre motivation à intervenir, etc…

« Rien ne sert de courir, il faut partir à point ! ». Lièvre ou tortue, à vous de choisir…

Sortir de la préparation classique « phrase d’introduction, idées fortes, argumentation et conclusion » permet d’adapter précisément le contenu de votre message pour vous garantir le meilleur résultat d’écoute et de compréhension possible (ce qui ne garantit pas un niveau d’adhésion…).

Voici quelques conseils pour préparer et structurer au mieux votre intervention orale.

CONSEIL  1 –  Adapté à quoi ? A l’objectif à atteindre et donc au contenu à traiter !

Une préparation adaptée à l’objectif à atteindre est proportionnelle à l’objectif visé et à l’enjeu de la situation : ne pas sur-dimensionner ou sous-dimensionner les contenus à traiter :

  • Commencez par être certain de l’objectif visé et à en comprendre le sens
  • Identifiez les problématiques posées (liées au sujet, au contexte, aux interlocuteurs, etc…)
  • Equilibrez les parties à traiter et donnez du relief !
  • Formulez un plan d’intervention précis, synthétique, visuel et aidant ! La longueur du plan ne garantit pas de la qualité de la structure de l’intervention… En quelques coups d’œil, il doit vous aider à reprendre votre structure mentale et doit donner de l’appétit à vos interlocuteurs !

CONSEIL 2 –  Adapté à qui ? Au profil des personnes composant le groupe

Le profil des personnes composant le groupe comprend différents paramètres à prendre en compte dans la composition de la structure de votre message :

  • Leur motivation à être présent (effet de groupe, appartenance ou dissociation, utilisation de la situation, etc…)
  • Leur motivation liée au sujet (attentes, besoins explicites ou implicites)
  • Leur connaissance, leur compétence et leur expérience du sujet à traiter (distinguer le niveau individuel et collectif)
  • Leur adhésion à l’objectif fixé et au livrable à produire le cas échéant
  • La nature du lien (hiérarchique ou fonctionnel) et la qualité de la relation avec vous et le reste du groupe

CONSEIL  3 –  Adapté à quel contexte ? A un contexte favorable ou défavorable à votre intervention !

Vous ne choisissez pas toujours le moment de votre intervention orale ! Parfois même, on vous impose de prendre la parole en public ! Pas facile…

Le contexte de votre intervention peut être plus ou moins favorable à votre prise de parole en public.

Se projeter dans la situation est un premier signe d’acceptation et d’engagement…

Posez-vous les quelques questions proposées dans l’outil joint, cela vous permettra, dans le cas d’un contexte favorable, de renforcer votre motivation à intervenir et, dans le cas d’un contexte défavorable, de dédramatiser la situation (ne pas faire l’autruche : sortir la tête du sable donne une perspective différente aux choses et donc une application plus constructive à l’évènement à vivre…).

CONSEIL 4  –  Adapté  pour quel timing ? A un timing en cohérence avec l’objectif visé  

Finalement, quel est le timing idéal ? Il y a autant de réponses que de situations d’interventions orales ! Mais l’idéal des cas n’est pas toujours du champ du possible…

Les critères qui doivent vous permettre de définir le temps de votre intervention sont :

  • L’objectif visé et donc le contenu à traiter : se donner du temps en fonction de l’enjeu de la situation
  • Les profils des personnes présentes
  • La pédagogie et les outils utilisés
  • Les contraintes organisationnelles et temporelles des participants (mieux vaut parfois décider de faire la réunion en deux phases plutôt que de prendre le risque de perte d’écoute des participants et donc de leur implication dans la situation)

Acceptez aussi de mettre un terme à une réunion qui prend une tournure non souhaitée ou non souhaitable… Différer une partie de la réunion non traitée est signe d’une volonté d’apaisement en situation de tension et signe d’une volonté d’aller au bout des choses en cas de débordement des temps de parole !

Cela permet de prendre du recul, de compléter son argumentation et d’aboutir à une situation plus constructive. Surseoir n’est pas fuir, à vous de véhiculer le bon message !

CONSEIL 5  –  Adapté  à quel environnement ? A un environnement le plus favorable possible à l’intervention !

L’environnement de l’intervention regroupe les conditions matérielles, pédagogiques, et organisationnelles.

Préparez votre salle d’intervention si vous en avez la possibilité, c’est une vraie opportunité pour vous conditionner favorablement à intervenir.

Prévenez suffisamment longtemps à l’avance les participants (ordre du jour, préparation nécessaire, lieu et durée de la réunion). Cela leur permettra de se préparer également…

Et n’oubliez pas !

  • Autorisez-vous à vous tromper, à avoir un trou de mémoire : faites preuve d’humour, cela dédramatise la situation !
  • Ne robotisez pas votre intervention : mettez de la vie, du cœur, prenez plaisir à intervenir, cela se voit, les participants vous le rendront bien !
  • Définissez les règles d’échanges, vous devez rester maître de la situation…

En préparant de cette façon votre intervention orale, c’est aussi vous que vous préparez à intervenir…

 
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